27 jul. 2012

Entrevista a Eva Cantavella (35), co–autora de «Reuniones eficaces»

Es uno de los temas calientes del management: la productividad. Siempre lo ha sido pero en un contexto económico como el actual, de crisis, lo es aún más.

Al hablar de productividad, hay un tema que aparece recurrente sobre la mesa: las reuniones. Nada nuevo. Nada que no sepamos. Pero parece que, como en otros muchos temas, seguimos sin aprender, entre otras cosas, porque no nos enseñan o porque no hacemos propósito de enmienda por corregir la situación.

Hoy, en la Sección de Entrevistas, invitamos a Eva Cantavella (@ecantavella) para hablarnos de su libro dentro de la temática de Libros de Productividad que lleva por título Reuniones eficaces (Profit), escrito junto a Antonio Valls, y que lleva por subtítulo: 25 claves para pasar de reunirse a... REUNIRSE.

Aquí van las preguntas y sus respuestas y destacamos el siguiente titular:

«MIENTRAS LAS REUNIONES SON TODAS MUY DIFERENTES LAS INSATISFACCIONES HACIA LAS MISMAS SON MUY PARECIDAS»

1. ¿Cuándo y por qué nace el libro Reuniones Eficaces?
El tema me apasiona y hacía tiempo que acariciaba la idea, pero para materializarla, necesité el empujón de Toni Valls, con experiencia en el mundo editorial y que me propuso embarcarnos juntos en ese proyecto concreto.

2. ¿Cuáles son las principales novedades y aportaciones de este libro respecto a otros de temática similar?
Va directo a la yugular, ya que afronta las insatisfacciones abiertamente expresadas por los participantes en reuniones. Plantea con sentido del humor, pero sin aditivos ni colorantes, la probabilidad (y no sólo la posibilidad) de que nuestra visión sobre nuestras reuniones no coincida con la que tienen los participantes en las mismas.

3. ¿Qué es lo que más te sorprendió al investigar y escribir el libro?
Que mientras las reuniones son todas muy diferentes, las insatisfacciones hacia las mismas son muy parecidas.

4. ¿Cuál es la parte del libro que más te gusta y por qué?
Soy muy pragmática, así que quizá el capítulo más tangible sea el que se dedica a los "personajes" que distorsionan las reuniones (o eso pretenden) y que plantea pautas de actuación muy concretas.

Cada vez hay más obsesión en las empresas por la productividad y no perder el tiempo.

5. ¿Cuáles son las tres principales características que definen a una reunión eficaz?
Destacaría tres cosas:
1. Preparación: y eso no significa limitarse a preparar qué voy a decir, sino hacerse las buenas preguntas, empezando por la primera y obligatoria: ¿necesito realmente una reunión para "esto"? ¿qué necesitan los demás para preparar mejor su aportación? ¿quién es clave?... No es lo mismo preparar una reunión que una presentación.
2. Cintura: la flexibilidad y técnicas necesarias para la gestión de egos, imprevistos, conflictos, intereses divergentes, críticas, preguntas delicadas...
3. Conclusiones claras: no es lo mismo que una reunión se acabe a que se concluya.

6. ¿Cuáles son las personalidades especialmente peligrosas para que una reunión sea eficaz?
Depende de si hablamos del moderador o de los participantes. En el primer caso, el egocéntrico, que no va a poder gestionar egos, si no es consciente del tamaño del propio. En el segundo, la falta de honestidad: manteniendo discursos diferentes en la reunión y fuera de ella, ocultando información, o directamente falseándola.

7. ¿Existen diferencias culturales entre unos países y otros en la gestión de reuniones y cuáles son los más y menos productivos al respecto?
Muchísimas diferencias (esto daría para otro libro) Por ejemplo, y siempre salvando excepciones, mientras que los holandeses y alemanes buscan las decisiones, los franceses utilizan la reunión como espacio de reflexión y análisis. Sin duda el estilo "del norte" (donde la impuntualidad no se tolera) conduce a una mayor productividad, pero sería un error importarlo sin matices a nuestras reuniones. De todas maneras, resulta curioso que el espíritu crítico hacia las reuniones sea universal, aunque los motivos de tales críticas pueden ser más “locales”.

Preparación, cintura y conclusiones claras son las claves para las reuniones eficaces.

8. Se dice que en España la gestión de las reuniones es una asignatura pendiente desde hace años. Sin embargo, parece que avanzamos poco, ¿a qué se debe?
Mi compañero Toni Valls cuando se refiere a mi "especialización" en reuniones habla de que he encontrado "un pasillo de indiferencia" y creo que esta frase resume muy bien la respuesta. La prueba es que la mayoría de escuelas de negocio sólo "rozan" el tema, dentro de habilidades directivas, dedicándole escaso tiempo.

9. ¿Cuáles son las tendencias que veremos en los próximos años en la gestión de reuniones?
La obsesión por la productividad y la concienciación sobre la necesidad de no perder el tiempo se agudiza. Por ello, se empieza a apreciar una tendencia hacia una mejor gestión del tiempo. Sin embargo, se continúa prestando poca atención a aspectos como:
1. La selección de participantes: ¿en cuántas reuniones te has preguntado: qué hago yo aquí?
2. Las técnicas para fomentar la participación relevante: el equilibrio entre el semi-monólogo y el gallinero.
3. La adopción de compromisos al final de la reunión: ¡cuántas reuniones empiezan puntualmente pero acaban con un ingenuo: "así pues, lo que tendríamos que hacer es..."; ejemplos que pueden igualmente incidir en la consecución de los objetivos y que pasan desafortunadamente aún inadvertidos,en muchas organizaciones.

«REUNIONES EFICACES» está disponible en: 

1 comentarios:

Con este tema de las reuniones hay que tener muchísimo cuidado pues muchas veces son una pérdida de tiempo, si no tenemos las ideas muy claras para lo único que sirven es para perder el tiempo de manera innecesaria. Os paso una web en donde vienen unas cuantas herramientas que os ayudaran a la hora de prepararlas. http://es.workmeter.com/blog/bid/166186/Reuniones-eficaces-12-consejos-a-seguir

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