Al hablar de productividad, hay un tema que aparece recurrente sobre la mesa: las reuniones. Nada nuevo. Nada que no sepamos. Pero parece que, como en otros muchos temas, seguimos sin aprender, entre otras cosas, porque no nos enseñan o porque no hacemos propósito de enmienda por corregir la situación.
Hoy, en la Sección de Entrevistas, invitamos a Eva Cantavella (@ecantavella) para hablarnos de su libro dentro de la temática de Libros de Productividad que lleva por título Reuniones eficaces (Profit), escrito junto a Antonio Valls, y que lleva por subtítulo: 25 claves para pasar de reunirse a... REUNIRSE.
Aquí van las preguntas y sus respuestas y destacamos el siguiente titular:
«MIENTRAS LAS REUNIONES SON TODAS MUY DIFERENTES LAS INSATISFACCIONES HACIA LAS MISMAS SON MUY PARECIDAS»
1. ¿Cuándo
y por qué nace el libro Reuniones Eficaces?
El
tema me apasiona y hacía tiempo que acariciaba la idea, pero para
materializarla, necesité el empujón de Toni Valls, con experiencia en el mundo
editorial y que me propuso embarcarnos juntos en ese proyecto concreto.
2. ¿Cuáles
son las principales novedades y aportaciones de este libro respecto a otros de
temática similar?
Va
directo a la yugular, ya que afronta las insatisfacciones abiertamente
expresadas por los participantes en reuniones. Plantea con sentido del humor,
pero sin aditivos ni colorantes, la probabilidad (y no sólo la posibilidad) de
que nuestra visión sobre nuestras reuniones no coincida con la que tienen los
participantes en las mismas.
3. ¿Qué
es lo que más te sorprendió al investigar y escribir el libro?
Que
mientras las reuniones son todas muy diferentes, las insatisfacciones hacia las
mismas son muy parecidas.
4. ¿Cuál
es la parte del libro que más te gusta y por qué?
Soy
muy pragmática, así que quizá el capítulo más tangible sea el que se dedica a
los "personajes" que distorsionan las reuniones (o eso pretenden) y que
plantea pautas de actuación muy concretas.
Cada vez hay más obsesión en las empresas por la productividad y no perder el tiempo.
5. ¿Cuáles
son las tres principales características que definen a una reunión eficaz?
Destacaría tres cosas:
1. Preparación: y eso no significa limitarse a preparar qué voy a decir, sino hacerse las buenas preguntas, empezando por la primera y obligatoria: ¿necesito realmente una reunión para "esto"? ¿qué necesitan los demás para preparar mejor su aportación? ¿quién es clave?... No es lo mismo preparar una reunión que una presentación.
1. Preparación: y eso no significa limitarse a preparar qué voy a decir, sino hacerse las buenas preguntas, empezando por la primera y obligatoria: ¿necesito realmente una reunión para "esto"? ¿qué necesitan los demás para preparar mejor su aportación? ¿quién es clave?... No es lo mismo preparar una reunión que una presentación.
2. Cintura: la flexibilidad y técnicas necesarias para la
gestión de egos, imprevistos, conflictos, intereses divergentes, críticas,
preguntas delicadas...
3. Conclusiones
claras: no es lo mismo que una reunión se acabe a que se concluya.
6. ¿Cuáles
son las personalidades especialmente peligrosas para que una reunión sea
eficaz?
Depende
de si hablamos del moderador o de los participantes. En el primer caso, el
egocéntrico, que no va a poder gestionar egos, si no es consciente del tamaño del
propio. En el segundo, la falta de honestidad: manteniendo discursos
diferentes en la reunión y fuera de ella, ocultando información, o directamente
falseándola.
7. ¿Existen
diferencias culturales entre unos países y otros en la gestión de reuniones y
cuáles son los más y menos productivos al respecto?
Muchísimas
diferencias (esto daría para otro libro) Por ejemplo, y siempre salvando
excepciones, mientras que los holandeses y alemanes buscan las decisiones, los
franceses utilizan la reunión como espacio de reflexión y análisis. Sin
duda el estilo "del norte" (donde la impuntualidad no se tolera) conduce a una
mayor productividad, pero sería un error importarlo sin matices a nuestras
reuniones. De todas maneras, resulta curioso que el espíritu crítico hacia las
reuniones sea universal, aunque los motivos de tales críticas pueden ser más
“locales”.
Preparación, cintura y conclusiones claras son las claves para las reuniones eficaces.
8. Se
dice que en España la gestión de las reuniones es una asignatura pendiente
desde hace años. Sin embargo, parece que avanzamos poco, ¿a qué se debe?
Mi
compañero Toni Valls cuando se refiere a mi "especialización" en reuniones
habla de que he encontrado "un pasillo de indiferencia" y creo que esta frase
resume muy bien la respuesta. La prueba es que la mayoría de escuelas de
negocio sólo "rozan" el tema, dentro de habilidades directivas, dedicándole
escaso tiempo.
9. ¿Cuáles
son las tendencias que veremos en los próximos años en la gestión de reuniones?
La
obsesión por la productividad y la concienciación sobre la necesidad de no
perder el tiempo se agudiza. Por ello, se empieza a apreciar una tendencia
hacia una mejor gestión del tiempo. Sin
embargo, se continúa prestando poca atención a aspectos como:
1. La
selección de participantes: ¿en cuántas reuniones te has preguntado: qué hago
yo aquí?
2. Las
técnicas para fomentar la participación relevante: el equilibrio entre el
semi-monólogo y el gallinero.
3. La
adopción de compromisos al final de la reunión: ¡cuántas reuniones empiezan
puntualmente pero acaban con un ingenuo: "así pues, lo que tendríamos que
hacer es..."; ejemplos
que pueden igualmente incidir en la consecución de los objetivos y que pasan
desafortunadamente aún inadvertidos,en muchas organizaciones.
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